Kegiatan Literasi Informasi
“Pelatihan dan Workshop Document Control dan Digital Filing System Untuk Sivitas UMB”

Perpustakaan Universitas Mercu Buana (UMB) kembali mengadakan kegiatan literasi informasi pada hari Rabu, 27 Agustus 2025 dengan mengusung tema “Pelatihan dan Workshop Document Control dan Digital Filing System Untuk sivitas UMB”. Kegiatan ini bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan mengenai pengelolaan dokumen secara digital sesuai standar manajemen dokumen yang berlaku. Pelatihan dan Workshop ini dilaksanakan secara hybrid yaitu online dan offline. Untuk online melalui zoom meeting dan live streaming Youtube Perpustakaan UMB. Sedangkan, offline dilaksanakan di ruang Harun Zain UMB. Peserta yang mengikuti kegiatan ini sebanyak 297 peserta, dengan rincian dosen/tendik 78 peserta, mahasiswa 218 peserta dan non UMB 1 peserta.

Foto Sambutan dan Laporan oleh Muhammad Arif Budiyanto, S.Kom., M.Hum.

Pelatihan ini dimulai dengan sambutan dan penyampaian laporan dari Kepala Biro Perpustakaan yaitu Muhammad Arif Budiyanto, S.Kom., M.Hum. Beliau menyampaikan “kegiatan dengan tema “Pelatihan dan Workshop Document Control dan Digital Filing System” terselenggara atas kolaborasi Biro Perpustakaan dengan Biro Administrasi dan Pengembangan SDM serta Biro Humas. Kegiatan ini merupakan kegiatan yang baru pertama kali dilakukan oleh Perpustakaan UMB secara hybrid dengan harapan agar dapat dijangkau oleh mahasiswa, dosen dan tendik yang berada di luar baik dari kampus UMB Meruya maupun dari kampus-kampus UMB cabang lainnya dan secara offline di ruang Harun Zein UMB. Tujuan kegiatan ini memberikan pemahaman mengenai record management dan electronic filing system” ujar Arif.

Foto Sambutan dan Pembukaan Pelatihan oleh Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.

Dalam sambutan dan pembukaan pelatihan Wakil Rektor Pembelajaran dan Ristek Dr. Erna Setiany, SE, M.Si., menyampaikan pelatihan ini sangat bermanfaat bagi mahasiswa, dosen dan tendik sivitas akademika karena dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan mengenai penyimpanan arsip/dokumen secara manual maupun digital menjadi tertata lebih baik dan rapi, sehingga apabila arsip/dokumen itu dibutuhkan dapat dicari dengan cepat dan mudah.

Foto Pemateri ke 1. Hendro Wicaksono, S.S., M.Hum.
(Pustakawan Kemendikdasmen RI dan Pakar Otomasi Perpustakaan)

Pemateri pertama pada pelatihan kali ini yaitu Bapak Hendro Wicaksono, S.S., M.Hum menjelaskan mengenai penyimpanan dokumen yang memerlukan entitas (bisa sistem ataupun orang) untuk membantu dalam mengelola dokumen. Di sini dijelaskan mengenai alat bantunya yaitu Document Management System (DMS) dan Document Controller yang digunakan untuk membantu dalam pengelolaan, penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen yang disimpan. Selain itu Bapak Hendro juga menjelaskan akan penting Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang harus ada pada suatu lembaga/instansi.

Pemateri ke 2. Muhammad Rasyid Ridho, S.IIP (Arsiparis Kemendikdasmen RI)

Untuk pemaparan materi kedua yaitu Bapak Muhammad Rasyid Ridho, S.IIP yang menjelaskan mengenai pengelolaan arsip di perguruan tinggi dari mulai dasar hukum dan pedoman penyelenggaraan arsip di perguruan tinggi. Selain menjelaskan materi secara detail para pemateri juga menjawab beberapa pertanyaan dari peserta.

MC dan Moderator Amirullah Munawir, S.I.Kom., M.I.Kom.

Pelatihan kali ini dimoderatori oleh Amirullah Munawir, S.I.Kom., M.I.Kom, semua peserta terlihat antusias dan serius mengikuti pelatihan. Hal itu terlihat dari banyaknya peserta yang mengikuti dan banyaknya pertanyaan yang disampaikan kepada pemateri sehingga terjadi diskusi yang menarik dan interaktif antara peserta dan pemateri. Pelatihan ditutup oleh MC dengan menyampaikan ucapan terima kasih kepada para pemateri dan partisipasi semua peserta yang telah mengikuti seluruh rangkaian acara pelatihan kali ini.

Foto Kepanitiaan

Kepanitiaan pelatihan diketuai oleh Danang Nur Cahyadi, S.IP, Sekretaris: Iis Komalasari, S.I.Pust, Bendahara: Sekar Mutiara Chaerunisa, S,IP., Sie Perlengkapan: Ahmad Fitri Sahroni, S.IP dan Moderator: Amirullah Munawir, S.I.Kom., M.I.Kom. Jika sivitas akademika UMB kemarin tidak bisa mengikuti pelatihan dan ingin melihat rekamannya, bisa mengakses di youtube Perpustakaan UMB di laman berikut: https://www.youtube.com/watch?v=DZc6-MSQXEw&t=5951s

Foto Peserta Pelatihan dan Workshop Document Control dan Digital Filing System